Caso você já tenha participado de uma reunião executiva, sessão estratégica ou em uma análise de desempenho de qualquer negócio, você provavelmente já ouviu o termo “KPI” ser mencionado por diversas vezes. Mas se fizermos uma análise e pedirmos que cada pessoa explique o que é realmente um KPI, provavelmente terão muitas definições diferentes.

O seu termo é muitas vezes incompreendido e acaba sendo utilizado de forma incorreta.

As empresas que de fato sabem utilizá-los corretamente são muito poucas, o que acaba sendo um grande erro. Pois, os KPIs quando utilizados de forma correta, podem fazer uma grande diferença para o sucesso de um negócio.

Se a sua empresa passa por um problema similar, não se preocupe, pois neste artigo iremos esclarecer porque os KPIs são tão importantes, e também como utilizá-los corretamente.

Para facilitar a leitura deste artigo, ele foi dividido em algumas partes:

• Mas afinal, o que é exatamente KPI?
• Entenda como definir um KPI corretamente
• Quais são os resultados ao se adotar os KPIs nos negócios

Mas afinal, o que é exatamente KPI?

Os indicadores-chave de desempenho, do inglês Key Performance Indicators, são uma ótima forma de quantificar a performance das empresas, considerando seus objetivos organizacionais.

E estes principais indicadores de desempenho são métricas de negócios utilizadas por grandes executivos e empreendedores para rastrear fatores que podem ser considerados cruciais para o sucesso de uma organização. Ou seja, são utilizados para medir o progresso em direção ao cumprimento de metas estratégicas e metas de desempenho.

Porém, os KPIs diferem de organização para organização, com base em suas prioridades. Neste caso, se considerarmos os principais indicadores de desempenho que são utilizados por uma empresa de grande porte, muito provavelmente será considerado o preço de suas ações. Já para uma startup pode ser o número de novos clientes que chegam a cada trimestre, por exemplo.

Os conjuntos diferentes de KPIs são monitorados sob medida, por concorrentes em uma indústria, para assim executar suas estratégias de negócios individuais e comportamento organizacional.

No entanto, é importante frisa que, os KPIs quando seguidos mais de perto por pessoas diferentes dentro da mesma organização, podem variar dependendo de suas funções. Podemos pegar o caso de um CEO, por exemplo, que pode considerar a lucratividade como a medida de desempenho mais importante para uma empresa. Enquanto isso, o vice-presidente de vendas, poderia dar uma maior prioridade e entender que a proporção de vendas realizadas versus as perdas são os KPIs mais importantes.

E as diferentes unidades de negócios e departamentos, além disso, são normalmente medidas em relação aos seus próprios KPIs, o que acaba resultando em uma grande combinação de indicadores de desempenho em toda a organização.

Entenda como definir um KPI corretamente

Primeiro devemos deixar claro que, definir os indicadores-chave, como já podemos ver anteriormente, pode ser um negócio complicado.

Além de poderem variar dependendo de suas funções, cada KPI deve estar relacionado a um resultado comercial específico e com uma medida de desempenho.

E o que muitas vezes os levam a serem confundidos com métricas de negócios. Mesmo que sejam frequentemente utilizados com este objetivo, os KPIs precisam ser definidos de acordo com os objetivos considerados críticos ou essenciais do negócio.

Portanto, para escolher qual utilizar é necessário entender qual objetivo e meta do planejamento estratégico se deseja atingir. Pois isso sendo estruturado e executado de maneira adequada, sua empresa ficará mais próxima de alcançar sua visão e realizar a missão estratégica.

Preparamos algumas etapas para se definir um KPI:

• Primeiro devemos entender qual é o resultado desejado?
• Depois, o porquê esse resultado é importante?
• Como será medido o progresso?
• Como podemos influenciar no resultado?
• Quem será o responsável pelo resultado?
• Como saberemos que o resultado foi alcançado?
• E também com que frequência iremos rever o progresso em direção ao resultado?

Digamos que o objetivo da sua empresa seja aumentar o número de vendas este ano. Neste caso, você poderá definir este KPI como de crescimento de vendas, que pode ser definido da seguinte forma:

Aumentar as vendas em 25% este ano, permitirá que o negócio se torne lucrativo, e o progresso será medido como um aumento na receita e o dinheiro gasto. Portanto, é muito importante contratar um pessoal de vendas adicional, promovendo os clientes já existentes para comprar mais produtos.

A partir do momento que esses pilares são desenvolvidos, é totalmente possível avaliar quais são as variáveis que podem influenciar o KPI. Verifique também se suas metas estão definidas conforme a metodologia conhecida como SMART, que defini se ela é:

1. Específica: O que você deseja alcançar? Neste caso, dê preferência a ações finais;
2. Mensurável: Procure avaliar quais recursos serão utilizados e como poderá obter as informações para medir as metas;
3. Atingível: o contrário, acaba sendo um erro muito comum, por isso, não trace metas muito maiores que se pode alcançar, isso pode desmotiva-lo ou mesmo toda a sua equipe;
4. Relevante: Analise se as metas e objetivos estão realmente alinhados ao planejamento e à cultura organizacional;
5. Temporizável: É muito importante que você coloque um prazo determinado para as metas serem atingidas.

Saiba que isso motiva as pessoas já que é possível vislumbrar o futuro.

E nestas definições, não podemos esquecer da adição da avaliação e reavaliação.

Estas etapas são muito importantes, pois garantem que você possa avaliar de uma forma contínua seus KPIs e sua relevância para seus negócios.

Pois digamos que você tenha excedido a sua meta de receita neste ano, por meio disso, você poderá determinar se isso aconteceu porque você definiu sua meta muita baixa, ou se isso pode ser atribuído a algum outro fator.

Quais são os reais resultados ao se adotar os KPIs nos negócios

Como podemos perceber durante a leitura deste artigo, os KPIs podem ser considerados imprescindíveis para o crescimento de qualquer empresa.

Pois os trabalhos que são realizados em torno dos indicadores passam a funcionar como um termômetro do impacto que as atividades possam ter.

E como já foi falado anteriormente, cada indicador é voltado para uma área específica da empresa e, juntos, eles podem permitir um mapeamento da situação atual do seu negócio.

Tornando a tomada de decisão mais assertiva a partir da análise dos dados que são obtidos, o que eleva a performance do seu negócio.

Sabemos que somente é possível aprimorar os processos da empresa depois de se identificar o que vai bem e o que não representa bons resultados.

E neste caso, somente com um acompanhamento preciso dos resultados, é possível avaliar de forma eficaz se as estratégias definidas no planejamento estão realmente tendo efeito.

E desta forma, é possível fazer os ajustes necessários antes que as grandes perdas sejam identificadas, minimizando assim os riscos.

O que impacta diretamente nos rendimentos alcançados no final do mês.

Os indicadores ajudam a traçar um caminho para o diferencial competitivo que é o que faz o consumidor escolher a sua empresa ao invés dos concorrentes.

E também não podemos esquecer que por meio dos KPIs, é possível identificar as tendências no mercado.

Além, de como podemos observar, serem essenciais para a gestão, ajudando para que as tomadas de decisões possam ser mais adequadas e eficazes.

Dúvidas, críticas ou elogios, deixem nos comentários. Até a próxima!!!